BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Dalam dunia bisnis, persaingan selalu terjadi antara perusahaan yang satu dengan yang lainnya atau antara seseorang dengan orang lainnya. Persaingan itu baik dalam bentuk meraih keuntungan maupun dalam meraih prestasi. Maka dari pada itu perusahaan harus lebih mantap dalam bersaing di dunia bisnis, agar tidk tertindas oleh pihak yang lain. Oleh karena itu, agar perusahaan bisa berjalan dengan baik, maka perusahaan harus mempunyai laporan perusahaan/ laporan bisnis.
Laporan ini dibuat dengan tujuan agar lebih mudah dalam menjalankan perusahaan/ bisnis kedepannya, berdasarkan data dari laporan bisnis yang dibuat. Dengan laporan bisnis yang dibuat juga dapat digunakan dalam pengambilan keputusan dalam suatu perusahaan/ bisnis yang dijalankan. Karena dengan laporan teresebut seorang manajer telah mempunyai patokan/ ukuran dalam menjalankan perusahaan/ bisnis. Maka dari itu laporan bisnis sangat diperlukan dalam suatu perusahaan/ bisnis.
I.2 Rumusan Masalah
1. Apa pengertian laporan bisnis?
2. Apa klasifikasi laporan bisnis?
3. Bagaimana format dan penulisan laporan bisnis?
4. Bagaimana pengorganisasian suatu laporan bisnis?
5. Bagaimanan menyusun teks laporan bisnis?
I.3 Tujuan
1. Mengetahui apa makna dari laporan bisnis.
2. Mengetahui klasifikasi laporan bisnis.
3. Mengetahui format dan penulisan dari laporan bisnis.
4. Mengetahui pengorganisasian suatu laporan bisnis.
5. Mengetahui cara menyusun teks laporan bisnis.
BAB II
PEMBAHASAN
1.Pengertian Laporan Bisnis
Laporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakan tujuan perusahaan merupakan sarana manajerial untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif.
Laporan bisnis juga merupakan pesan-pesan yang objektif, tersusun secara teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari saru institusi atau lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Laporan fakta meliputi kejadian-kejadian, kondisi, mutu, perkembangan, hasil, produk, masalah, atau saran pemecahan. Laporan dapat membantu penerima memahami situasi bisnis yang kompleks, menyelesaikan tugas-tugas teknik, atau merencanakan prosedur-prosedur, pemecahan masalah, dan membuat kebijakan tentang perencanaan strategis.
Sedangkan menurut Himstreet dan Baty mendefinisikan laporan bisnis sebagai penyampaian informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/ lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupuan lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis.
II.2 Klasifikasi Laporan Bisnis
1. Laporan menurut fungsinya
Jenis laporan menurut fungsinya terdiri atas laporan informasional dan Laporan Analitis. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberikan informasi. Menyajikan fakta-fakta tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa member rekomendasi. Sedangkan laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberikan rekomendasi. Beberpa contoh dari jenis ini adalah laporana kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan sebagainya.
2. Laporan menurut subjeknya
Laporan menurut sujeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akutansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya.
3. Laporan menurut formalitasnya
Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporanpanjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal ataulaporan singkat.
4. Laporan menurut Keasliannya
Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta,dan laporan publik. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan ataukuasa dari orang lain; laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuatlaporan itu sendiri; laporan swasta adalah laporan yang dibuat olehorganisasi/perusahaan swasta; dan laporan publik disusun olehlembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara
5. Laporan menurut frekuensinya
Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Contoh,laporan penjualan harian; sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan.
6. Laporan menurut jenisnya
Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalambentuk cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).
7. Laporan menurut kegiatan projek
Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan,dan laporan akhir.
8. Laporan menurut pelaksanaan pertemuan
Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, danlaporan pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatupertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yangmencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisihasil pertemuan atau konfrensi penting.
3.Penulisan Laporan Bisnis
1. Definisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan; apa yang diinginkan, berapa banyak, mengapa,dan kapan, akan membantu Anda dalam menetapkan masalah, ruang lingkup,keterbatasan dan judul suatu laporan.
1. Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan
Perlu memperhatikan siapa yang akan menerima laporan, baik dari segi pendidikannya,pengalamannya maupun sikap emosionalnya, agar laporan bisnis yang disampaikandapat mengenai sasaran.
1. Menentukan ide atau gagasan
Tuliskan semua ide yag terlintas secara umum, kemudian buatlah laporan berdasarkanrencana kerja yang rinci.
1. Mengumpulkan bahan yang diperlukan
Untuk beberapa laporan mungkin Anda mempunyai data dalam ingatan Anda. Namun Anda perlu juga mencari data-data tambahan dengan melakukan penelitian sekunder.
1. Menganalisis dan menafsirkan data
Analisis atau penafsiran harus seobjektif mungkin, berusahalah jujur dan tidak menghilangkan atau memanipulasi fakta yang relevan.
4. Format Laporan Bisnis
1) Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni :
1. Pemberi kuasa adalah individu/ organisasi yang meminta laporan
2. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam konflik bisnis
3. Masalah, baisanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan
4. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis
5. Ruang lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis
6. Metodologi, mengacu kepada metode pengumpulan informasi
7. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan
8. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu, maka latar belakang harus disampaikan
9. Defenisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca defenisi yang kita maksudkan
10. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraph dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan, dalam laporan berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2) Isi Laporan
Bagian terpenting dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Disamping itu, bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
3) Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam laporan informasional bagian penutup ini dinamakan rangkuman. Sedangkan pada laporan Analitis disebut kesimpulan dan rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut :
1. Rangkuman, berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh kadang kalahnya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian
2. Kesimpulan, beisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis
3. Rekomendasi, menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat
4. Rencana Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/ projek yang akan dilaksanakan.
5. 5 Pengorganisasian Isi Laporan Bisnis
§ Cara deduksi atau cara langsung
Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi tyerlebih dahulu, seteah itu baru dijelaskan ahl-hal yang rinci. Secara umum, kita dapat menggunakan cara deduksi atau cara langsung, jika pembaca kita memiliki ciri sebagai berikut:
§ Eksekutif yang sibuk,
§ Lebih suka untuk menentukan sesuatu dengan segera,
§ Ingin mengetahui ‘berita baik’ atau informasi netral
§ Ingin menganalisis data lebih baik, dan hal ini akan menjadi lebih mudah jika,
§ Kesimpulan dan rekomendasi dicantumkan pada awal laporan
§ Ingin mengetahui pendangan penulis laporan dengan segera
§ Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara deduksi
§ Cara induksi atau cara tak langsung,
Menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi. Pada prinsipnya, kita menggunakan cara induksi jika pembaca kita mempunyai karakteristik sebagai berikut:
§ Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu untuk dapat memahami kesimpulan dan rekomendasinya,
§ Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan (‘berita buruk’),
§ Merasa kesimpulannya tidak bias dan dapat menerimanya
§ Perlu membaca keseluruhan laporan,bukan hanya bagian akhirnya saja
§ Lebih menyukai laporan yang disusun dengan cara induksi
6.Menyusun Teks Laporan Bisnis
Cara yang terbaik dalam membuat laporan adalah memutuskan sebelum membuat laporan,dapat mengembangkan tek menurut kejadian berikut ini
§ Membuat topik atau kriteria
§ Menyusun urutan suatu peristiwa arau kejadian- kejadian
§ Mendepkrisikan lokasi atau kejadian-kejadian
§ Menjelaskan suatu proses atau prosedur
§ Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alphabet
§ Menyusun urutan tingkat familiaritas
§ Menyusun sumber-sumber yang digunakan
§ Pemecahan masalah
II.7 Laporan Informasional
Laporan informasional semata dimaksudkan untuk menyajikan informasi, tanpa upaya untuk menganalisis dan menafsirkan arti data. Laporan informasional dapat diklasifikasikan sebagai berikut :
1. Laporan pemantauan dan pengendalian
Aplikasi laporan dalam dunia bisnis pada umumnya adalah untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan. Laporan ini didasarkan pada data. Laporan ini terbagi dalam beberapa jenis antara lain perencanaan, laporan operasi, laporan aktivitas perorangan.
2. Laporan penerapan kebijaksanaan dan prosedur
Laporan yang mencatat dan menerangkan kebijaksanaan dan prosedur perusahaan.
3. Laporan pelaksanaan peraturan pemerintah
Laporan ynag digunakan dalam menyikapi setiap peraturan yang telah ditetapkan oleh pemerintah. kepatuhan perusahaan pada peraturan pemerintah diatur dengan laporan kepatuhan.Laporan ini merupakan laporan pemantauan atau pengawasan bagi pemerintah yang berfungsi dalam hubungannya antara perusahaan dengan pemerintah. Lembaga pemerintah mengeluarkan pedoman penulisan laporan ini, yang menekankan transparansi, ketelitian, dan akurasi.
4. Laporan dokumentasi perkembangan
Kemajuan suatu perusahaan biasanya tercermin dari perkembangan yang dialami oleh perusahaan tersebut, baik ditinjau dari segi laba atau keuntungan, prospek ke depan serta hasil yang lain. Tingkat perkembangan yang dicapai tersebut haruslah di buatkan laporannya, yang dapat dijadikan catatan untuk keperluan analisis perusahaan di masa yang akan datang.
Laporan bisnis yang paling penting adalah laporan yang dapat membantu manajer dalam mengambil keputusan. Keputusan manajer pada umumnya bergantung pada laporan analisis dari anggota staf bawahannya yang memberikan informasi, analisis dan rekomendasi.
Untuk menulis suatu laporan diperlukan perencanaan yang cermat. Sebelum mengawali laporan, pembuat laporan perlu menerapkan serangkaian tahapan sebagai berikut :
– Menetapkan permasalahan yang perlu diatasi
– Mengembangkan pengungkapan tujuan
– Menyiapkan rencana kerja
– Menghimpun, menganalisis, mengintepretasikan data, menarik kesimpulan dan mengembangkan rekomendasi
Meskipun demikian keempat tahapan tersebut tidak merupakan syarat mutlak untuk setiap laporan. Penerapannya bergantung pada jenis laporan yang disusun. Untuk laporan yang penyusunannya memerlukan riset, penyusun laporan perlu memperhatikan lima tahapan sebagai berikut :
Tahap 1: Mengindentifikasikan pertanyaan yang tepat.
– Memahami latar belakang
– Mengembangkan pertanyaan sekunder
– Ikhtisar pendekatan
– Mengidentifikasikan kata kunci dan subjek
Tahap 2: Mencari dan mengakses informasi
– Identifikasi dan akses sumber informasi sekunder terbaik
– Meningkatkan teknik pencarian
– Mengidentifikasikan dan mengakses sumber-sumber informasi.
Tahap 3: Mengevaluasi dan menyelesaikan dokumen asli
– Menguji kredibilitas, penyimpangan, kelengkapan, dan akurasi
– Memperioritaskan penghapusan sumber yang dianggap lemah.
– Mengisi kesenjangan denganriset tambahan.
Tahap 4: Proses Informasi
– Membaca materi dan membuat catatan
– Memberikan penilaian yang tepat
Tahap 5: Analisis dan Intepretasi data
– Mencari pola yang sesuai
– Menguji kebenaran atau menolak kesimpulan
BAB III
Penutup
1.Kesimpulan
Laporan bisnis sebagai penyampaian informasi dari suatu bagian organisasional atau dari satu institusi/ lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Suatu laporan dapat berbentuk tertulis ataupuan lisan ataupun keduanya (lisan dan tertulis). Laporan tertulis biasanya mendahului penyajian secara lisan yang didasarkan pada dokumen tertulis.
Penulisan laporan bisnis terdiri dari berbagai tahapan yaitu:
1. Definisikan masalah, tujuan dan ruang lingkup
2. Pertimbangkan siapa yang akan menerima laporan.
3. Menentukan ide atau gagasan
4. Mengumpulkan bahan yang diperlukan
5. Menganalisis dan menafsirkan data
Dalam pengorganisasian laporan bisnis, terdiri dari ; Cara deduksi atau cara langsung yaitu menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu, seteah itu baru dijelaskan ha -hal yang rinci. Dan cara induksi atau cara tak langsung yaitu menjelaskan fakta-fakta yang ada terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.
Format penulisan laporan bisnis terdiri dari:
1. -Pendahuluan
2. -Latar belakang, metodologi, tujuan penulisan laporan, dll.
3. -Isi
4. – Pembahasan secara rinci.
5. -Penutup
6. – Rangkuman, kesimpulan, rekomendasi, rencana tindakan.
Cara yang terbaik dalam membuat laporan adalah memutuskan sebelum membuat laporan,dapat mengembangkan tek menurut kejadian berikut ini
§ Membuat topik atau kriteria
§ Menyusun urutan suatu peristiwa arau kejadian- kejadian
§ Mendepkrisikan lokasi atau kejadian-kejadian
§ Menjelaskan suatu proses atau prosedur
§ Menyusun urutan tingkat pentingnya secara alphabet
§ Menyusun urutan tingkat familiaritas
§ Menyusun sumber-sumber yang digunakan
§ Pemecahan masalah
2. Saran
Laporan bisnis harus dibuat oleh setiap perusahaan, karena dengan laporan bisnis akan dapat mempermudah dalam menjalakan bisnisnya. Dengan adanya laporan bisnis perusahaan dapat mengambil keputusan dengan data yang ada untuk mencapai apa yang telah direncanakan yang sesuai dengan tujuan perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
1. Purwanto, Djoko. Komunikasi bisnis. Jakarta: Penerbit Erlangga, 2003
2. Himstreet, William C; Baty, Wayne Murlin. Business Communicationss :Principles and Methods, Boston : PWS-Kent Publishing Company, 1990
